• 수요기관(지원기관)은 사업목적 및 용역의 필요에 따라 수요가 발생하며 품명, 규격, 납기, 특수조건 및 추산가격 등이 기재된 제안요청서 및 과업지시서를 나라장터(국가종합전자조달)시스템에 공고

• 입찰이란 계약의 공급자가 될 것을 희망하는 기관에서 다수인과 경쟁하기 위하여 필요한 서류(입찰참가신청서, 경쟁입찰참가자격등록증, 사업자등록증(원본대조필), 법인등기부등본, 인감증명서 및 사용인감신고서, 가격입찰서, 제안서, 발표자료 등)를 제출함
• 연구책임자는 입찰서류(가격입찰서, 제안서 등)를 작성하여 산학협력단에 제출하고, 산학협력단은 관련 서류가 사실에 근거하여 정확하게 작성되었는지 검토한 뒤 나라장터시스템 등을 통하여 지정된 기간 내에 입찰서를 제출함

• 수요기관(지원기관)에서는 입찰서류에 대한 평가 과정을 거친 후 선정 결과와 협약 등 후속 업무에 대한 사항을 통보함
• 산학협력단에서는 수요기관(지원기관)의 공고 내용 및 일정에 따라 관련 서류를 구비하여 기한 내 계약 체결이 이루어 질 수 있도록 관리함
• 계약 체결 시에는 연구비 지원기관 정보를 확인할 수 있는 아래의 구비서류를 요청할 수 있음

  계약체결 시 주요제출 서류 : 법인인감증명서, 법인등기부등본, 국세 지방세납입증명서, 4대보험 완납증명서

• 산학협력단에서는 용역을 착수함에 따른 착수계를 제출하고, 연구계약이 정하는 바에 따라 필요한 서류를 구비하여 나라장터시스템 등에서 선금을 신청함
• 일반적으로 정부입찰 및 계약기준에 따라 선금지급대상 및 지급금액은 계약금액 5백만원이상, 계약잔여 이행기간 30일을 초과하지 않는 경우에 한하여 계약금액의 100분의 70을 초과하지 않는 범위 내에서 조정 지급하도록 하고 있음

• 선금 청구 요청 공문 및 전자세금 계산서
• 선금청구서 및 선금사용계획서(지원기관 양식에 따라 작성)
• 선금보증 보험증권(선금보증서 면제기관은 미제출)
• 선금사용각서(선금보증서 면제기관만 해당) 등

• 연구비 집행 관리
  • 연구용역의 연구비 집행관리는 공고문, 과업지시서, 계약서 등을 준수하여야 하며, 일반적으로 국가연구개발사업 연구비 집행과 유사한 절차로 관리됨
• 연구비 선배정 지원(지체연구비 지원)
  • 대부분의 연구용역과제는 계약에 따라 선금을 지원하고 결과물을 제출한 뒤 잔금이 입금됨. 이 경우 인건비 지급지연, 개인카드 사용, 외상거래 등의 문제가 발생할 수 있으므로 산학협력단에서는 연구비 선배정 지원 제도를 통하여 원활하게 연구를 수행할 수 있도록 지원하고 있음(연구지원 > 학술연구진흥사업 > 연구비 선배정 지원 사업 메뉴 참조)
• 과제수행
  • 연구책임자는 계약서와 규격서 및 제반 조건 등에 맞도록 연구결과물을 준비해야 함

연구자는 결과물 제출에 필요한 제반 준비사항을 완료한 후에 산학협력단으로 제출하여야 하며 산학협력단에서는 관련 서류를 확인하여 수요기관(지원기관)의 검수를 받아야 함

산학협력단에서는 검수ㆍ검수완료 통보를 접수하고 계약에 따라 제출서류를 준비하여 나라장터시스템 등으로 잔금을 청구함. 잔금이 입금되면 인건비 및 사용 연구비를 정리하여 청구절차를 진행할 수 있도록 함

• 잔금 청구 요청 공문 및 전자세금계산서
• 잔금신청서 및 용역과제연구비 정산내역서(지원기관 양식을 준용)

수요기관(지원기관)에서는 최종결과물의 확인 결과 하자가 없거나 보완을 완료하면 계약이 종료됨